Quy trình quản lý dự án xây dựng, mọi thứ bạn cần biết

 Trong bài viết này, chúng tôi đã trình bày các bước bạn có thể thực hiện để bắt đầu thành thạo việc quản lý quy trình và lần lượt đảm bảo rằng các dự án của bạn chạy trơn tru, đúng thời gian và trong phạm vi ngân sách.

1.    Khởi đầu dự án (Bước 1 - 2)

Giai đoạn đầu tiên của vòng đời quản lý dự án là bắt đầu dự án. Ở giai đoạn này, các quyết định được đưa ra là liệu dự án có khả thi hay không và nó sẽ mang lại lợi ích nào. Để tối đa hóa lợi ích và giảm thiểu chi phí, có một mục tiêu rõ ràng là quan trọng.
Từ đây trở đi, đã đến lúc xác định các bước chính trong quy trình bắt đầu dự án hiệu quả.

• Bước 1. Xác định tính khả thi của dự án

• Bước 2. Tạo tài liệu bắt đầu dự án (PID)

2.    Lập kế hoạch dự án (Bước 3-7)

Sau khi bạn hiểu toàn bộ phạm vi dự án, kỳ vọng và các rào cản tiềm năng, đã đến lúc chia nhiệm vụ khổng lồ phía trước thành các phần nhỏ hơn. Trong giai đoạn lập kế hoạch, hãy bắt đầu bằng cách xác định tất cả các hoạt động xây dựng cần thiết, sau đó xây dựng tiến độ chuyển sang thiết kế cấu trúc nhóm. Kế hoạch xây dựng cần liệt kê các hoạt động cần thiết và khung thời gian cho từng giai đoạn của quá trình xây dựng.

Dưới đây là các bước cần thiết cần thực hiện trong giai đoạn này để giúp dự án của bạn tiếp tục đi đúng hướng.

• Bước 3. Xác định rõ phạm vi dự án

Bước đầu tiên trong lập kế hoạch quy trình xây dựng là xác định phạm vi công việc. Điều này liên quan đến việc liệt kê tất cả các nghĩa vụ xây dựng, cũng như các hoạt động công việc sẽ được thực hiện bởi các nhà thầu, nhà thầu phụ và nhà cung cấp. Mọi thứ sau đó được mô tả trong một thỏa thuận hoặc hợp đồng, được gọi là phạm vi công việc.

• Bước 4. Xây dựng Kế hoạch Quản lý Dự án Xây dựng

Cho dù bạn đang bắt đầu xây dựng mới hay bạn đang đối phó với việc cải tạo hoặc xây dựng lại, một kế hoạch quản lý dự án xây dựng là điều cần thiết để hoàn thành dự án đúng thời hạn và ngân sách. Về bản chất, nó là một bản thiết kế định hướng dự án từ khi hình thành đến khi hoàn thành.

Một lợi ích đáng kể của kế hoạch quản lý dự án xây dựng là nó giúp tránh khoảng cách giao tiếp giữa các nhóm và giúp bạn thiết kế lịch trình. Trong quá trình dự án, kế hoạch của bạn có thể sẽ được sửa đổi để phù hợp với những thay đổi khi chúng phát sinh, bao gồm điều kiện thời tiết, sự chậm trễ của nguyên vật liệu, điều chỉnh về lực lượng lao động hoặc các khó khăn kỹ thuật. Kinh nghiệm cho chúng ta biết rằng có một kế hoạch không có nghĩa là mọi thứ sẽ theo đúng kế hoạch - nhưng nó giúp dẫn chúng ta đến thành công!

• Bước 5. Xác định rủi ro tiềm năng của dự án

Việc xây dựng luôn đi kèm với rủi ro, dù công trình có phức tạp hay đơn giản đến đâu. Đó là lý do tại sao việc nhận biết và quản lý rủi ro kịp thời là cấp thiết.
Khi rủi ro trở thành hiện thực, chúng gây ra sự chậm trễ tốn kém và thậm chí có thể làm trật bánh toàn bộ dự án. Có thể xác định, đánh giá, kiểm soát và giám sát chính xác tất cả các rủi ro là điều bắt buộc đối với sự thành công của dự án và đáng để bạn dành thời gian lập kế hoạch.
Bạn càng xác định sớm các rủi ro xây dựng tiềm ẩn, thì bạn càng có nhiều thời gian và nguồn lực để giảm thiểu chúng. 

Để giảm thiểu các tác động tiêu cực đến các mục tiêu về chi phí, thời gian và chất lượng của dự án xây dựng, một kế hoạch quản lý rủi ro tốt sẽ bao gồm đánh giá kỹ lưỡng về những gì có thể xảy ra sai sót và cách bạn có thể giải quyết nó. Cũng cần có sự hiểu biết rõ ràng về người chịu trách nhiệm quản lý các loại rủi ro cụ thể.

3.    Tạo cấu trúc phân chia công việc (WBS)

Khi bạn đã hoàn thành kế hoạch quản lý dự án, đã đến lúc bạn phải phân chia và chinh phục dự án của mình để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng. Cấu trúc phân chia công việc (WBS) thực hiện đúng như tên gọi: nó chia nhỏ khối lượng công việc khổng lồ cần thực hiện thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. 

WBS sắp xếp công việc thành các phần có thể quản lý được và trình bày trực quan các sản phẩm chính của dự án được giao ở định dạng biểu đồ Gantt. Đây là một công cụ lập kế hoạch và lập lịch trình cần thiết giúp lập kế hoạch, thực hiện và giám sát dự án. Bản thân biểu đồ giống như một cây gia đình hoặc một sơ đồ tổ chức. Ở phía trên cùng của biểu đồ, tòa nhà đã hoàn thành (tòa nhà chính) xuất hiện. Mỗi lớp bên dưới lớp cha chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ (con).

• Bước 6. Mua sắm lao động, vật tư & thiết bị

Bây giờ bạn đã lên kế hoạch cho dự án xây dựng của mình từ những chi tiết nhỏ nhất. Đã đến lúc biến nó thành hiện thực. Tiếp theo, bạn cần phải có được các thiết bị và vật liệu cần thiết để hoàn thành dự án. Việc này có thể được hoàn thành bởi tổng thầu, nhà thầu phụ, nhà thầu chuyên môn, nhà cung cấp thiết bị chuyên dụng hoặc cảnh quan.

Là một phần của quản lý quy trình xây dựng của bạn, mua sắm bao gồm tất cả các bước cần thiết để vật liệu được lựa chọn, đặt hàng, lập hóa đơn, thanh toán và chuyển đến công trường.
Quy trình mua sắm là chìa khóa cho hiệu quả tài chính của doanh nghiệp xây dựng của bạn. Cuối cùng bạn sẽ không chỉ trả đúng giá cho hàng hóa và dịch vụ mà thời gian giao hàng cũng sẽ được giảm thiểu và bạn sẽ thiết lập mình như một đối tác mà các nhà cung cấp muốn hợp tác.

Phần mềm quản lý kho vật tư có thể giúp bạn kiểm soát chi phí công trình hiệu quả, thông qua việc kết nối từ định mức vật tư công trình đến quá trình yêu cầu vật tư, đặt hàng nhà cung cấp và xuất vật tư thi công. Điều này trở nên đặc biệt quan trọng khi bạn chuyển sang bước tiếp theo trong quản lý quy trình xây dựng của mình. 

• Bước 7. Chọn Giá thầu Tốt nhất cho Dự án Cụ thể của Bạn

 Việc đánh giá và lựa chọn nhà thầu để trao hợp đồng xây dựng là một khâu quan trọng của quá trình xây dựng. Rất nhiều vấn đề đau đầu - cũng như thời gian và tiền bạc - có thể được tiết kiệm bằng cách tạo ra các quy trình xoay quanh đấu thầu để tạo ra hiệu quả hơn và cuối cùng là cung cấp lợi thế cạnh tranh.

4. Thực hiện dự án (Bước 8-9)
 

Bây giờ bạn đã áp dụng xong phương pháp mua sắm và chiến lược đánh giá giá thầu, đã đến lúc tiếp tục với dự án xây dựng của mình. Dưới đây là các bước quan trọng mà bạn có thể muốn xem xét thêm vào quá trình thực hiện dự án của mình.

• Bước 8. Theo dõi tiến độ dự án

 Khi dự án đang được tiến hành, công việc của bạn bây giờ là đảm bảo rằng mọi thứ đang diễn ra theo đúng kế hoạch. Giám sát tiến độ xây dựng đảm bảo rằng trước hết, tiến độ xây dựng phù hợp với nguồn vốn yêu cầu từ nhà thầu và thứ hai, công việc hoàn thành phù hợp với kế hoạch và thông số kỹ thuật xây dựng.

Nếu không có sự giám sát dự án xây dựng hiệu quả, người quản lý dự án không bao giờ có thể xác định được liệu dự án có đáp ứng đúng thời hạn và nằm trong ngân sách hay không. Lúc này, bạn nên xem xét phần mềm quản lý tiến độ dự án để giúp dự án của bạn luôn đúng thời hạn và lưu ý đến chi phí của bạn. 

• Bước 9. Quản lý hiệu quả các thay đổi của dự án

Các thay đổi là không thể tránh khỏi và có thể xảy ra bất kỳ lúc nào trong suốt vòng đời của một dự án xây dựng. Chìa khóa ở đây là thích ứng với những thay đổi này và tìm ra cách tốt nhất để thích ứng với chúng. 

Đánh giá tác động đến các yếu tố chính của dự án xây dựng như thời gian, tài liệu, chất lượng, ngân sách và nguồn lực.

Nhiều yếu tố như phân bổ nguồn lực và tài chính có thể thay đổi vòng đời của một dự án. Việc áp dụng các quy trình sẽ giúp bạn chuẩn bị cho những thay đổi khi chúng phát sinh - tất cả chúng ta đều biết rằng các dự án không phải lúc nào cũng tuân theo kế hoạch đã được thiết kế ban đầu.

5. Kết thúc dự án (Bước 10-12)

Bước cuối cùng của quá trình kết thúc dự án là giao gói bàn giao cho khách hàng. Chỉ khi công việc đã hoàn thành, bản sửa chữa cuối cùng mới được giải phóng và tổng thầu mới được thanh toán. Để đảm bảo mối quan hệ của bạn với khách hàng vẫn bền chặt và công việc kinh doanh của họ được lặp lại

Cuối cùng, sự hài lòng của chủ sở hữu quyết định sự thành công chung của dự án. Bạn phải đảm bảo tất cả các yêu cầu của họ đã được đáp ứng và thường cung cấp thời gian bảo hành để thỏa thuận đó chính thức và ràng buộc.

Bước 10. Đánh giá thành công & thất bại

Giao hàng đúng hạn trong phạm vi ngân sách và một khách hàng hài lòng - đây chỉ là một số dấu hiệu cho thấy dự án xây dựng của bạn đã thành công. Nếu bạn đã theo dõi công việc của mình một cách chính xác và có báo cáo kịp thời, bạn sẽ luôn có một thước đo tốt về sự thành công của dự án.
Giai đoạn kết thúc là thời điểm hoàn hảo để đánh giá các yếu tố góp phần vào sự thành công và thất bại của dự án. 

Bước 11. Tạo Báo cáo Dự án

Khi bạn đã hoàn thành việc phân tích thành công và thất bại của dự án, đã đến lúc tổng kết mọi thứ. Báo cáo cuối cùng sẽ chính thức kết thúc dự án. 

Bước 12. Chọn phần mềm tốt nhất để cải thiện quản lý quy trình xây dựng của bạn

Trong xây dựng, mọi thứ có thể trở nên phức tạp rất nhanh. Tuy nhiên, ngày nay, việc thiết lập các quy trình xây dựng hiệu quả ngày nay trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, nhờ vào sự phát triển của công nghệ. Phần mềm quản dự án đầu tư IBOM.IM sẽ giúp bạn lập kế hoạch dự án, tổ chức, kiểm soát và điều phối dự án hiệu quả.